リモートワークにチャットツールは、必須です。
代表的なものは、SlackやChatworkでしょう。
フリーランスエンジニアで、リモートワークをしている私は、
毎日、一日中、Slackを使っています。
しかも、複数案件を並行して進めているので、
常に、複数のSlackを立ち上げています。
長年、Slackを利用していますが、
チャットツール的な文章の書き方って難しいなあ、
と、いつも思っています。
私が、意識している、
SlackやChatworkなどのチャットツールでの文章作法について、書こうと思います。
チャットツールでメッセージをPOSTする時に、以下の点を、気をつけています。
１. 一文を短くする。簡潔に書く
２. 曖昧な表現は、使わない
３. 過度に返信を速めるよりも、文章の質を高める
４. 相手に誤解や不愉快を与えない文章であることを意識する
５. 相手の文章の温度に合わせる
※１〜５は、独立したものではなく、相互補完的な関係になっています
目次
１. 一文を短くする。簡潔に書く
これは、基本ですね。
一文を、長文にすると、主語が錯綜して、
文章の意味が汲み取りづらくなる恐れがあります。
前後の文章を一文に収める、接続助詞を使って、
一文が長くなるのならば、
是非、分割しましょう。
短い文章を、続けると、稚拙に見られる、
という意見もありますが、
Slackなどのチャットツールでは、
「相手に伝わること」を第一義で考えるべきです。
格好つけて、長文にして、相手に正確に伝わらない文章を送るくらいなら、
短い文章にした方がいいのは当然です。
それでも気になるならば、箇条書きにすればいいだけの話です。
２. 曖昧な表現は、使わない
これも、相手に正確に情報を伝達するといううえで、考慮すべきことです。
一見、抽象的な表現は、格好良く（もっともらしく）感じ、
使う側は、ついつい書いてしまうのですが、
抽象ゆえに、具体性が低く、
そのメッセージを受け取った相手側からすると、
結局のところ、何が言いたいのか分からないという恐れが高まります。
相手からイエスかノーかの質問をもらった時に、
自分が分からない場合、曖昧な表現を使うのではなく、
はっきりと、相手に伝わる表現をするべきです。
基本的なことですが、非常に大切です。
３. 過度に返信を速めるよりも、文章の質を高める
Slackなどのチャットツールの特徴として、即時性があります。
相手からメッセージを受信した直後から、
返信が迫られるようなカウントが始まります。
その切迫感から、急いで、１秒でも早く返信をしようと、
メッセージを作成する必要はありません。
自分のペースで、相手に伝わる、質の高い文章を作成して、返信しましょう。
返信速度を競って出鱈目な文章を送るよりも、
少し時間を使って意味の伝わる正確な文章を送った方が、
結果的に、時短になります。
４. 相手に誤解や不愉快を与えない文章であることを意識する
これは、メッセージをPOSTする直前まで、意識すべきことです。
リモートワークは、相手の顔が見えません。
たまに、ビデオ会議で、画面越しに、顔を合わせる程度で、
大半は、チャットツールでのやり取りになります。
誤解を生まない、不愉快を与えない、文章の作成を心掛ける必要があります。
特に、相手に、誤解や不愉快を与えてしまったら、
チャットツールでは、互いの齟齬を回復するのに、結構手間取ります。
POSTした後になって、
もしかしたら、この表現では、相手に誤解を与えるかもしれない、
と思う時は、いつもあります。
その場合、誤解を生まぬように、すぐに、補足事項を書いて、
POSTすれば、問題ありません。
スムーズに作業を進めるためには、適切なメッセージのやり取りが必要なのです。
５. 相手の文章の温度に合わせる
こちらがPOSTするメッセージは、
相手から送られてくるメッセージの「温度」に合わせることも、
大事です。
上司や顧客とのやり取りでは、
当然、畏まった文章を作成するべきでしょう。
また、同僚やチームのメンバーとのやり取りで、
多少砕けた感じのやり取りをしているようでしたら、
それに合わせた方がいいです。
- 「〜です」「〜その通りでございます」
- 「〜ですよ」「〜そうですね」
上下は、同じ意味ですが、文章の「温度感」が、異なります。
相手と「温度感」の異なるメッセージを続けると、
相手に、誤解や不愉快を与える事に発展する可能性もあります。
適切に使い分けをした方が、いいですね。
おわりに
リモートワークは、相手と顔を突き合わせないで済むから、気楽だ。
特に、会社に出社している方々の目には、そう映るかもしれません。
しかし、
リモートワークでは、
対面とは異なる、コミュニケーションの機微に配慮しながら、
作業を進めなければなりません。
コミュニケーションって難しいですね。
